完全可以合法免開實體會議。依據香港《公司條例》（第622章）第610至614條，雖然法例原則上規定公司須於每個「會計參照期」（即財政年度結算日）結束後的 9 個月內（私人公司及擔保公司）或 6 個月內（公眾公司）舉行周年成員大會（Annual General Meeting, AGM，俗稱周年股東大會），但香港法例為私人公司提供了極為靈活的豁免與書面替代機制：
- 一人公司自動豁免（第612(1)(b)條）：凡只有一名成員（單一股東）的香港公司，法例自動免除其舉行 AGM 的義務。
- 書面決議替代會議（第612(1)(a)條及第548條）：多股東私人公司只要在期限內向全體成員發送了經審計財務報表、董事報告及核數師報告，並透過全體有表決權股東簽署《書面決議》（Written Resolution）完成原定於 AGM 上處理的事項（如省覽核數報告、續聘核數師），該財年即無須召開實體 AGM。
- 全體成員一致決議免除（第612(2)(a)條及第613條）：經全體成員 100% 贊成通過決議，可免除就某特定財年或今後各財年舉行 AGM（須於通過後 15 天內向公司註冊處交付決議副本存檔）。
- 重要合規紅線：免開 AGM 絕不等於免做會計師審計或免交《周年申報表》（Form NAR1）。私人公司仍須在財年結束後 9 個月內向股東發送核數報告（第430(3)條），並須在成立周年日後 42 天內呈交 Form NAR1（第662條）。
一、理清兩條獨立時間軸：「成立周年日」vs「會計參照期（財年結算日）」
在日常公司秘書諮詢中，最容易讓企業主產生混亂的，就是把「公司成立周年日」與「會計參照期（Accounting Reference Period，即財政年度結算日）」混為一談，甚至因為「會計師還沒出完核數報告」而耽誤了遞交《周年申報表》（Form NAR1）（雙軌制區別詳見《BRC 續期與 NAR1 周年申報全解》）。
事實上，在《公司條例》（第622章）下，這兩條時間軸各自獨立運作：
- 第一條時間軸（以「成立周年日」為基準）：決定《商業登記證》（BRC）續期，以及私人股份有限公司遞交《周年申報表》（Form NAR1）的 42 天法定期限。私人公司遞交 NAR1 不需要附交財務報表，因此哪怕會計師尚未完成當年度審計，也必須在成立周年日後 42 天內準時交妥 NAR1！
- 第二條時間軸（以「會計參照期結束日 / 年結日」為基準，常見如 3月31日 或 12月31日）：決定何時截止理帳、何時由香港執業會計師（CPA）出具法定核數報告、何時召開 AGM（或簽署書面決議），以及何時向香港稅務局遞交《利得稅報稅表》（BIR51）。
| 香港法團類別 | 舉行周年成員大會（AGM）法定期限 | 遞交《周年申報表》（Form NAR1）法定期限 | NAR1 是否須附交經審計財務報表？ |
|---|---|---|---|
| 私人股份有限公司 | 會計參照期結束後 9 個月內（第610(1)(a)條） | 公司成立周年日後 42 天內（第662(1)–(2)條） | 無須附交（第664條法定豁免） |
| 擔保有限公司 | 會計參照期結束後 9 個月內（第610(1)(a)條） | 會計參照期結束後 9 個月屆滿後的 42 天內（即財年結束後 9個月+42天） | 必須隨表附交（第662(3)及664(3)條） |
| 公眾公司 | 會計參照期結束後 6 個月內（第610(1)(b)條） | 會計參照期結束後 6 個月屆滿後的 42 天內（即財年結束後 6個月+42天） | 必須隨表附交（第662(3)及664(3)條） |
二、多股東私人公司如何用「書面決議」合法替代現場周年股東大會？
對於股東身處內地或海外的香港私人有限公司而言，每年專程赴港召開現場 AGM 既耗時又增加差旅成本。實務中，持牌公司秘書通常採用以下兩種法定方式之一代替實體會議：
方式一：按年簽署《全體成員書面決議》（第612(1)(a)條及第548條）
在每個會計參照期結束後的 9 個月內，由執業會計師（CPA）完成財務報表審計並由董事局批核簽署後，公司秘書將《經審計財務報表》、《董事報告》及《獨立核數師報告》發送予全體股東，並隨附一份《代替周年成員大會之全體成員書面決議》（Written Resolution in Lieu of AGM）。全體有表決權股東在決議上簽字確認省覽該財年經審計賬目、批准續聘下年度核數師並授權董事局釐定其酬金後，即完全符合第612(1)(a)條規定，該年度無須再召開實體 AGM。此書面決議只需妥善備存於公司內部會議紀錄冊（Minute Book）即可，無須向公司註冊處呈交。
方式二：通過《免除舉行周年成員大會決議》（第613條）
公司亦可根據《公司條例》第613條，經全體成員 100% 一致同意通過一項決議，免除就某一特定財政年度或今後所有財政年度舉行 AGM。但請注意：依據第622(1)(e)條，凡根據第613條通過的免除 AGM 決議，公司必須在決議通過後的 15 天內將決議副本交付香港公司註冊處登記存檔。因此在日常公司秘書實務中，大多數私人公司更傾向採用「方式一」的年度書面決議或一人公司自動豁免。
三、常見誤區拆解：為什麼免開 AGM 仍須按時完成審計與 NAR1？
我們在協助企業梳理合規檔案時，常遇到董事誤以為「既然一人公司不用開 AGM，是不是也不用每年做審計和交周年申報表了？」請務必注意以下兩條法定底線：
- 不開 AGM 仍須在財年結束後 9 個月內發送核數報告（第430(3)條）：根據《公司條例》第430(3)條，凡憑藉第612條無須舉行 AGM 的公司，其董事仍必須確保在會計參照期結束後 9 個月內，將經執業會計師審計的財務報表、董事報告及核數師報告副本發送予每名成員（除非該公司已按第5條及表格 NDR4 正式登記為「法定不活動公司」）。
- 私人公司遞交 Form NAR1 與理帳與核數完全脫鉤：再次提醒，私人股份有限公司的《周年申報表》（Form NAR1）只申報截至成立周年日的組織、董事與股權現況，完全不涉及財務報表數據。千萬不要因為「還在等會計師出審計報告」而拖延遞交 Form NAR1，否則一旦超過成立周年日後 42 天，就會立即觸發 HK$ 870 至 HK$ 3,480 的法定逾期登記費。
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四、官方成文法例與監管指引出處
- 香港《公司條例》（第622章）第368至371條（會計參照期）、第429至431條（提交及發送財務報表）及第610至614條（周年成員大會）：電子版香港法例（第622章）。
- 香港公司註冊處官方常見問題 — 帳目及審計與周年成員大會：香港公司註冊處官網。